İnsan Kaynakları çalışanları olarak itiraf etmeliyiz ki, bir anda bir hastalık gelse ve tüm dünya değişse gibi bir şeyi asla planlamamıştık. Bugüne kadar sadece filmlerden ibaret felaket senaryolarının bir anda resmen başrol oyuncuları olduk hepimiz… Ciddi zorluydu, yorucuydu canla başla bilinmezliğe girdiğimiz süreçte öğrenerek deneyimledik. Her şeyin fiziksel ilerlediği süreçler, tek bir dokunuşla sanallaşmaya başladı. Haliyle, işlerimizde bundan fazlasıyla nasibini aldı ve yeni normal dedikleri süslü kelimelerle salgın gerçeğini kabullenmeye çalıştık. Bu süreçte herşeyin başına online, uzaktan, yeni ,covid, pandemi , evde vb.  kelimelerini hızlıca ekleyip dönüşüm için başlangıç yapıldı. Hatta, Şubat 2020 sonunda yayılmaya başlayan hastalık için, Mart ayı itibariyle bu konuda eğitimler, seminerler verenleri gördükçe nasıl bir dönüşüme girdiğimize anlamlandıramadığımı da açıkça söylemeliyim… En azından kişisel fikrim bir konuyu deneyimlemeden süreçte uzmanmış gibi hareket etmenin komik olduğunu düşünüyorum.

Uzaktan çalışma nedir? sorusuna kısaca cevap vermem gerekirse; herhangi bir mekandan bağımsız olarak, çalışma özgürlüğü sağlayan çalışma modeli olarak açıklayabilirim.  Bu yazımda  yeni kuralları da beraberinde getirdiği COVID-19 salgını nedeniyle, uzaktan çalışma ile yeni işbaşı yapacak bir çalışanı uzaktan takıma nasıl davet edeceğinize dair bazı önerilerden bahsedeceğim.

Yeni bir çalışanı karşılamanın ipuçları (Uzaktan Çalışma (Remote) yöntemine Geçenlere Öneriler)

 

1. Masasını belli bir mesafeden hazırlamasına yardımcı olun.

Yeni çalışanınız, işe giriş evraklarını iletti. Giriş işlemleri yapıldı ve büyük gün geldi çattı. Ekibinizin yeni üyesi artık sizinle. Fiziksel olarak bir araya gelememek üzücü olsa da, uzaktan samimi bir “Hoş geldiniz” karşılaması yeni çalışanınızı iyi hissettirecektir. Şirketinizin ruhunu yansıtan eğlenceli bir oryantasyon paketi içerisinde bilgisayarı, telefonu, bazı kitapçıklar, kırtasiye malzemeleri, logolu kupalar, şirket tişörtleri, su şişeleri, kalemler, atıştırmalıklar vb… adını siz koyun işine yarayacak bazı şeyleri işe başlayacağı ilk gün teslim edilecek şekilde bir çantayla gönderebilirsiniz.  Bütçeniz çok uygun değilse de, en azından samimi bir e-kart , özel hissettirecek bir yemek çeki ve online bir toplantı ile karşılamayı tamamlayabilirsiniz.

2. Bir değil iki hoş geldiniz e-postası gönderin.

Yeni işe aldığınız kişinin, Mailinde Gelen kutusundaki ilk gelecek iki e-postanın her ikisi de sizden olmalıdır. İlki, çalışana özel bir e-posta olmalı, yeni çalışanınızı şirkete davet eder ve çalışan dizinine hızlı bağlantılar, sosyal haklar ve BT için iletişim bilgileri vb. – ilk gün yabancılık çekmemesi için ihtiyaç duyacağı her şeyi içerir.

İkinci e-posta da, sizden şirkete gönderilmiş, yeni çalışanın gelişini duyuran ve diğerlerini onları karşılamaya teşvik eden toplu bir mesaj olmalıdır. Çalışanın adını, bölümünü, iş unvanını ve fotoğrafını ekleyin. Onun şirkette tanınmasını sağlayın, çalışanınıza bir destek verin.

Önerim; öncesinde bir anket yardımıyla kişi işe başlamadan önce hobilerini, varsa gönüllülük çalışmalarını, başarılarını, en sevdiği yemeği, varsa evcil hayvanının adını vb. gibi bilgilerini isteği doğrultusunda girmesini sağlayabilirsiniz. Ve özel samimi bir tanıtım metni hazırlayarak sadece iş odaklı, okul odaklı deneyimlerini değil, kişisel deneyimlerini de paylaşıldığı eğlenceli bir metin ile duyurabilirsiniz. 🙂

3. Takvimini siz doldurun.

Yeni bir sayfa açmak herkes için zordur. Kimdir? Nedir? İşler nasıl ilerler? Neler önceliklidir? …. Kafada bir sürü soruyla yeni çalışanımız işe başlar. Bu sorularının cevaplarını bulmasında yardımcı olması için,  yeni işe aldığınız kişi işe başlamadan önce, iş takvimini ayarlayarak ve önemli eğitim tarihlerini ​​ve tekrar eden toplantılarını önceden doldurarak ona destek verin. Özellikle yöneticisi veya buddy’si olarak 1’e 1 görüşmek için zamanlar belirleyin.

4. İlk hafta moral artışı için takdir edin.

Yeni bir çalışanı nasıl karşılayacağınıza dair yeni fikirler arıyorsanız; Kuruluşunuzun intranet ağı veya sosyalleşme portalını (Örneğin; Teams, Yammer, Slack vb.) kullanarak  yeni işe alınanlara ilk haftaları içinde,  platform üzerinden genel olarak tebrik edin. Bu halka açık platform, iletişim kurmanın harika bir yoludur ve diğer ekiplerdeki çalışanların da dahil olabileceği sıcak bir karşılama imkanı yaratır.

Örneğin CEO’nun ya da direktörün, ilgili yöneticilerin her yeni çalışanın ilk günlerinde takıma hoş geldiniz. gibi portal üzerinden paylaşımda bulunması iyi hissettirecektir.

5. Yeni çalışana bir (veya iki) Buddy/CoMate/(Bölüm arkadaşı) atayın.

Buddy’ler yeni başlayan arkadaşlar için, ilk haftasının veya ayının kargaşasında can kurtaranlar olabilir.

Buddy’lik sistemi için; deneyimli, bilgili, istekli ve yardımsever adayları ve bu göreve gönüllü katılım sağlayacak çalışanları belirleyin. Ardından, ik çalışanı olarak, yeni işe aldığınız kişinin yöneticisiyle birlikte karar alıp , yeni çalışanınızın sorularla gelmekte rahat hissedebileceği bir bölüm arkadaşıyla eşleştirin.

Önerim: Buddy’lik sisteminde; yeni işe alınan çalışanın ekibinden ve diğeri de başka bir departmandan olmak üzere iki arkadaş atayabilirsiniz. En azından şu dönemde birebir kahve veya öğle yemeği fırsatı olmasa da, online  kahve buluşmaları ile kısa toplantılar ile de iletişimde kalabilirler.

6. Ekiplerinin sanal bir öğle yemeği/kahve molası planlamasını sağlayın.

Yeni iş başı yapan çalışanlara , online sipariş kuponu iletebilir, uzaktan da olsa ilk gün güzel bir öğle yemeği ile karşılayabilirsiniz. Ya da ekibinize Starbucks’tan birer hediye kahve siparişi tanımlayarak, kahve eşliğinde güzel bir ekip kaynaşması sağlayabilirsiniz. 🙂

 

7. Temel teknoloji iç görülerini ve iş yeri ipuçlarını paylaşın eğitimler atayın.

Şirketinizin mail kuralları nelerdir? , Başka bir departmandan biriyle konuşmanız gerekirse onu nasıl ararsınız? , Sahip olduğunuz sağlık sigortasından nasıl faydalanabilirsiniz? , Kullanacağınız portal ve yazılımlar nelerdir? , Şirkette dikkat edilmesi gereken kurallar nelerdir? Maaş ve özlük bilgilerimizi nasıl görüntüleyebiliriz? Sorular sorular sorular…. Belki belli bir zaman sonra aynı soruların gelmesi ve siz ik danışmanlarının bu sorulara cevaplaması yorucu olabilir. Bunu önlemek için ;  En yararlı güncellemeleri hangi slack, teams, intranet vb.  kanallarında paylaşıyorsunuz? Hangi eğitimleri alıyorsunuz? Yeni işe aldığınız kişiye bu bilgilere ulaşabileceği adresi verin, sorularına cevap bulamaması halinde sizlere dönüş yapması hem ona, hem de size zaman kazandıracaktır.

Unutmayın, yeni çalışanlara ilk günlerinde aşırı bilgi yüklemesi yapıyorlar, bu nedenle sizin yardımseverliğiniz, sabrınız ve uzmanlığınızı paylaşmanız oldukça önemlidir.

8. Güvenlikle işe hazırlanmalarını sağlayın.

Uzaktan çalışma ile birlikte siber güvenlik her zamankinden daha önemli hale geldi. Şirketinizin tam bir uzaktan sanal işgücü olmasa bile, büyük olasılıkla iş ortaklarınız, müşterileriniz vb. tamamiyle sanal çalışacağınız zamanlarda olacaktır. Bu yüzden kendinizi riskten koruyun. Teknolojinize erişim izni vermeden önce, her yeni işe alınan kişi için; açık bir BT güvenliği işe alma protokolü ve ilgili eğitimler atayın.

9. Zaman ayırın, tekrar kontrol edin.

İşe alım süreci, yeni işe alınanların ilk gününde saat 17: 30’da bitmez. Çalışanın şirket kültürüne alıştığından ve onunla bütünleştiğinden emin olmak için; özellikle ilk iki hafta, hızlı bir kontrol için mutlaka takviminizde birebir zamanlar planlayın. Bu takip ve koordinasyon, sürecin başarısı ve bağlılığını garantilemek için, yeni işe alınan çalışanların müdürleriyle koordinasyon içinde olmanıza ve pozisyonlarında desteklendiğini hissetmelerine yardımcı olacaktır.

 

Yeni yazılarda görüşmek dileğiyle,

İsmail MURSALLI